Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?
Le tableau de bord est un outil de présentation des données dans un format structuré et qui peut être facilement compris par le public cible. Concrètement il s’agit généralement d’un fichier Excel qui regroupe des données en provenance de divers logiciels et qui les présente sous forme de tableaux et graphiques.
Ces éléments ont pour objectif de faire prendre conscience aux différents acteurs des impacts de leurs décisions passées et de la situation actuelle de l’entreprise ou du service.
Le tableau de bord doit permettre aux responsables de prendre des décisions éclairées sur la base de données précises. Outre les tableaux et graphiques, ces informations seront transmises au travers des indicateurs de performance ou KPI (key performance indicateur). Il s’agit de ratios indiquant une tendance.
Par exemple, parmi les indicateurs de performance commerciaux on retrouve le nombre de commandes passées, le montant moyen des commandes, le nombre moyen d’articles commandés par client, le délai moyen entre deux commandes, le pourcentage de commandes livrées en retard…
Les différents types de tableaux de bord
Il existe de nombreux types de tableaux de bord. Suivant sa(ses) catégorie(s) la présentation, la lecture ou le public ne seront pas les mêmes.
Suivant le secteur
Tout d’abord, il y a le secteur va jouer un grand jeu lors de la conception du tableau de bord. Il peut s’agir du secteur dans l’entreprise ou du secteur d’activité.
Un tableau de bord RH (ressources humaines) ou un tableau de bord financier seront tout à fait différents. Le rôle de l’outil est d’aider au pilotage de l’activité. Les missions d’un service à un autre sont peu semblables.
Par exemple, pour un tableau de suivi des ressources humaines il s’agira d’analyser l’évolution de la masse salariale, le bon développement des compétences via la formation des salariés, le renouvellement du personnel via le recrutement, s’assurer de la bonne ambiance.
Pour le pilotage de l’aspect financier de l’entreprise on s’attardera sur l’analyse des ratios et leurs évolutions. On regardera attentivement l’évolution du bénéfice par rapport au chiffre d’affaires, le niveau des différents postes de charges.
Il en va de même entre les différents secteurs d’activité. Que vous soyez dans la grande distribution, dans la métallurgie, dans la finance,… les outils de reporting seront différents. On rejoint le même principe que pour les différentes activités de l’entreprise.
Selon le modèle de l’entreprise, la création de valeur ne repose pas sur les mêmes principes. Pour la grande distribution, la négociation avec les fournisseurs, la rotation des stocks, la concurrence locale seront de forts enjeux. Pour la métallurgie ce sera la bonne santé du parc machine, le poids de la masse salariale, les délais de production.
Votre tableau de bord doit à la fois mettre en exergue comment votre entreprise crée de la valeur pour ses clients mais également comment les activités internes contribuent aux objectifs de l’entreprise.
Suivant sa fonction
Point tout à fait personnel. Je tiens à vous sensibiliser sur l’importance de discerner deux types de tableaux de bord :
- ceux tournés vers un objectif ;
- ceux ayant un rôle de contrôle.
La plupart du temps je découvre des tableaux de bord regroupant ces deux notions. Nous avons quelques graphiques centrés sur les objectifs à atteindre et d’autres sur des notions de contrôle. Le tout sur le même document. Les premiers visent à mesurer notre niveau actuel vis-à-vis d’une ambition. Les seconds servent à vérifier qu’aucun processus ne dérive.
Le problème à les mélanger dans le même reporting, c’est que le quotidien vient occulter les objectifs. Les acteurs se fixent sur les dérives et n’ont plus de capacité d’attention pour les objectifs.
C’est parfaitement logique, en tant qu’être humain nous sommes plus sensible à la perte qu’au gain. On se fixera sur ce qui dérive plutôt que sur le chemin restant à parcourir. Un quotidien qui se dégrade viendra accaparer notre attention par rapport à un objectif qui ne sera pas atteint.
De plus, les objectifs demandent à ce que toute l’organisation sorte de sa zone de confort. Ce n’est pas en faisant ce qu’on a toujours fait qu’on obtient ce qu’on n’a jamais obtenu. Se remettre en question et réfléchir à ce qu’on peut améliorer est un processus complexe et demandant beaucoup de ressources.
C’est pourquoi je vous invite à différencier les tableaux de bord tournés vers les objectifs et les tableaux de bord tournés vers le contrôle. Lors de l’analyse des résultats, faites des réunions différentes. Protégez les objectifs du tourbillon du quotidien.
Suivant le niveau dans la hiérarchie
Dernier point, les tableaux de bord sont différents suivant le public cible. Certains tableaux s’adressent au top management comme le tableau de bord stratégique ou financier. Le management intermédiaire aura des reportings qui feront le lien entre les objectifs de l’entreprise et le pilotage global des processus internes comme le suivi des ressources humaines, de la logistique, de la production. Enfin, les opérationnels auront des outils proches du terrain et surtout dans un aspect de contrôle. Il pourra notamment s’agir du tableau de bord qualité ou service client.
Quels sont les objectifs poursuivis par un tableau de bord ?
Peu importe le type de tableau de bord, ils regroupent des objectifs communs :
Mesurer la performance et la comparer
Les représentations graphiques vont permettre de mettre en lumière l’état actuel d’un processus de l’entreprise. On va pouvoir visualiser une évolution par rapport à un objectif, à un résultat passé, au résultat d’une autre entité ou même vis-à-vis d’un seuil critique.
L’idée est de savoir quelle est la situation. Bien souvent, sans les tableaux de bord, on ne se rend pas compte du niveau des stocks qui augmente ou du carnet de commande qui diminue. Lorsque la situation saute aux yeux c’est qu’il faut louer d’autres entrepôts ou qu’il ne reste que quelques semaines de travail.
Comprendre le lien entre actions et résultats
La force des tableaux de bord réside dans sa capacité à démontrer le lien entre les actions passées et les résultats obtenus. Malheureusement, beaucoup d’entreprises n’ont pas un processus de gestion très scientifique. Les décisions se prennent au doigt mouillé et sur la base d’une « longue expérience » (qui n’est rien d’autre qu’un ressenti).
Les reportings permettent de tester des hypothèses et de valider que les actions prises ont permis de faire « bouger les chiffres » comme nous l’espérions.
Réduire l’incertitude décisionnelle
Une fois que l’on comprend l’impact des décisions prises on se sent davantage confiant dans la capacité à faire les meilleurs choix. On vient réduire l’incertitude décisionnelle.
On pourrait définir l’incertitude décisionnelle comme cette part d’ombre qui réside dans toute prise de décision dans une organisation mouvante. Il n’y a jamais de bonnes ou de mauvaises décisions. Il y a uniquement des faits.
Réduire les stocks sera intéressant pour préserver la trésorerie mais va inévitablement augmenter les délais de production. Selon la situation de l’entreprise, il peut s’agir d’une manœuvre positive ou négative. Le sens dépend du contexte.
Quels sont les avantages à mettre en place un tableau de bord ?
Le tableau de bord, s’il est bien conçu, offre de nombreux avantages :
Homogénéisation de l’information
Il vous est peut être déjà arrivé de participer à une réunion où on vous annonce des chiffres sans que vous sachiez d’où ils viennent et leur véracité. Vous doutez alors et vous avez besoin de comprendre qui les a produit, avec quelles données et pourquoi.
Les tableaux de bord permettent de créer une base d’information tangible et (librement) accessible. Chaque acteur baignant dans le processus peut observer les graphiques et tableaux et bénéficier des mêmes informations.
Instauration d’un langage commun
Une fois l’information partagée, elle va développer une culture financière au sein de l’entreprise. La culture financière est « l’association de la sensibilisation, des connaissances, des compétences, des attitudes et des comportements nécessaires pour prendre des décisions financières éclairées et, à terme, atteindre le bien-être financier ».
Auparavant lorsque les uns parlaient de rotation des stocks, les autres parlaient de nombre de références en magasin. Communiquer autour des mêmes chiffres permet de se focaliser sur quelques notions fortes et largement partagées.
Identification des tendances et des signaux faibles
Tout l’intérêt du tableau de bord est l’identification des tendances. Voir les courbes et histogrammes se dessiner mois après mois permettent d’identifier des dérives très en amont.
À l’inverse (avis tout à fait personnel) j’ai remarqué une forme d’impulsivité en entreprise. Si le patron se fixe sur les stocks, tout le monde ne parle que de ça. Tout le reste est occulté. Les responsables (sur)réagissent. Le tableau de bord permet alors de « relativiser » les engouements disproportionnés.
Concentration des efforts
Fait tout à fait magique mais dès qu’un nouveau ratio est présenté sur un reporting, des efforts sont concédés pour son amélioration par les responsables.
Soyons réalistes, le « loin des yeux, loin du coeur » est valable à tous les niveaux de nos vies. Si je me pèse tous les jours, je ferai davantage attention à ma « prise de masse non voulue ». Il en va de même pour les chiffres en entreprise, on évite les dérives en produisant régulièrement les ratios fatidiques.
Augmentation de la performance
Dans de nombreuses expériences en entreprise, les chercheurs voulant comprendre l’impact d’un paramètre sur la motivation ou la performance font régulièrement face à un effet collatéral. L’équipe sujet et l’équipe témoin connaissent toutes les deux une augmentation de la performance.
Cet effet bien connu réside par cette nouvelle attention portée sur les personnes. Il en va de même avec les tableaux de bord. Les chiffres mis en lumière s’amélioreront. Les responsables fixant leur attention sur ceux-ci seront plus sensibles à prendre des décisions allant dans le sens des chiffres.
Les risques en lien avec le tableau de bord.
Même si les tableaux de bord sont essentiels, il y a de nombreux pièges à éviter lors de leurs déploiements :
Les comportements pervers
Par comportements pervers je ne parle pas de regarder sous les jupes ou de faire des allusions déplacées. Il s’agit de la propension de certaines personnes à faire bouger coûte que coûte les chiffres au dépend de l’intérêt de l’entreprise ainsi que de ses salariés.
C’est bien pire quand il y a un lien entre les résultats et la rémunération de ces personnes.
À titre d’exemple, j’ai connu une entreprise où les commerciaux avaient une prime en fonction du nombre de rendez-vous décrochés chez les clients. Le résultat était que les équipes commerciales en question multipliaient les rendez-vous chez des prospects non qualifiés et retournaient très souvent voir les mêmes clients sans nouveau potentiel commercial.
Interprétation selon la personne
Astuce pour votre tableau de bord : définissez vos indicateurs de performance (méthode de calcul, données source, interprétation,…).
Quand les chiffres ne bougent pas dans le bon sens, combien de fois ai-je vu les responsables s’attaquer à l’interprétation des chiffres. Ils avaient une toute nouvelle lecture qui, bien sûr, les arrangeait. C’est pourquoi il est important de clairement définir les indicateurs de performance pour qu’il n’y ait pas de débat.
Culture financière
Les reportings sont un pilier important de la culture financière de l’entreprise. L’attention des responsables est focalisée sur ces chiffres. C’est une excellente chose… jusqu’à un certain point.
J’ai travaillé dans une entreprise où l’attention avait été mise il y a plus de 20 ans sur certains indicateurs importants pour l’entreprise. Cependant, le business model avait changé depuis et les contraintes/risques du marché n’étaient plus du tout les mêmes. L’entreprise devait évoluer mais ces tableaux de bord vieillissants l’en empêchait.
Il faut veiller à actualiser tous les 3 à 5 ans les tableaux de bord. Dans l’idéal ils doivent évoluer au fil de l’eau sans toutefois les révolutionner à chaque fois.
Impression de connaissance
« J’ai lu un excellent livre sur la motivation des salariés. Ça a fait de moi un excellent manager. » C’est complètement faux. Un livre ne peut pas vous transformer et vous donner les compétences et l’expérience. Il en va de même avec les tableaux de bord. La plupart du public visé par les tableaux de bord pensent que ces chiffres, tableaux et graphiques sont tout ce qu’il y a à connaitre sur l’entreprise. Cette impression de simplicité les renforce dans la sensation d’exhaustivité de leurs connaissances. Mais ce n’est pas le cas !
Pour limiter ce risque, je vous invite à réaliser de temps en temps des analyses spontanées. Il s’agit alors de fournir une analyse complète sur un secteur, un service, une tendance constatée.
Routine qui s’instaure
La production des tableaux de bord s’instaure dans une routine. Chaque semaine ou chaque mois on remet à jour les données et on fait le point. Si la temporalité de votre reporting est trop courte, les responsables verront encore et encore les mêmes chiffres et ne les regarderont plus au bout d’un moment.
Il faut avoir une temporalité suffisamment longue pour qu’entre deux états des décisions aient pu être prises et les impacts se faire ressentir. N’hésitez pas à sortir des temporalité bien connue en proposant un tableau de bord actualisé tous les 15 jours, tous les 2 mois, tous les trimestres,…
Comment faire un tableau de bord ?
Voici quelques grandes étapes pour élaborer votre tableau de bord :
1. Définir un objectif clair
Souvenez-vous, le reporting sera différent suivant s’il monitore une évolution vers un objectif ou qu’il agit en tant qu’outil de contrôle. De plus, quel est le public cible ? S’agit-il du top management ? Du management intermédiaire ? Des opérationnels ?
Prenez le temps de définir l’objectif du tableau de bord. L’identification des bons indicateurs s’en trouvera facilitée.
2. Trouver les bons indicateurs
Maintenant que vous savez ce que vous voulez mesurer, choisissez les indicateurs qui vous semblent pertinents. Un indicateur de performance (ou KPI) doit être facile à comprendre et à mesurer et doit fournir des informations actionnables.
Il s’agit de mettre en évidence des opportunités d’amélioration.
3. Identifiez les sources de données
Trouvez où se situent les données nécessaires pour produire votre tableau de bord. La majorité se trouveront dans les logiciels et l’ERP de votre entreprise. Identifiez les exports nécessaires et validez le traitement de ces données.
4. Choisissez l’outil de reporting
Il existe beaucoup de logiciels pour faire des reportings. Pour commencer, ne vous prenez pas la tête et créez votre reporting sur Excel. Vous aurez largement le temps de changer si vous le souhaitez plus tard. Excel a l’avantage d’être maîtrisé par tout le monde et d’être disponible sur tous les postes.
5. Structurez votre travail
Souvent je vois les personnes travailler un tableau de bord comme on travaillerait de la poterie. Il y a transformation de la matière première en résultat voulu. La matière première a disparu. Le problème c’est qu’ainsi on perd le raisonnement et la lisibilité à posteriori. Le travail n’est plus « auditable ». Préférez assurer l’intégrité des exports bruts et les travailler avec des tableaux croisés dynamiques et des formules actualisables. Le lien entre les données brutes et les résultats finaux doit être sauvegardé.
6. Choisir les meilleures représentations graphiques
Ce n’est pas le tout d’avoir les chiffres, encore faut il savoir les présenter de façon esthétique et porteur de sens. Limitez le nombre d’éléments dans votre rapport. Il doit être simple à lire. Il vaut mieux trop peu que trop.
7. Communiquez les résultats
Le travail de contrôle de gestion ne s’arrête pas à la production du reporting. Il faut le présenter et animer la réflexion autour des chiffres. Le plus important est que les acteurs prennent des actions afin de faire bouger les chiffres. Un tableau de bord qui ne pousse pas à l’action est un outil stérile !
8. Faire évoluer le tableau de bord
Avec du recul vous vous apercevrez que certains KPI sont très utiles et d’autres moins. Certains vous permettrons d’avancer vers vos objectifs. Faites évoluer le tableau de bord. Changez un ou deux indicateurs de performance et testez leurs capacités à créer la bonne dynamique au sein des responsables.
Conclusion
En conclusion voici ce que vous devez retenir :
L’objectif du tableau de bord est de visualiser la performance de tout ou partie de l’entreprise. Il doit pousser les responsables à prendre les actions qui permettront une augmentation de la performance générale.
Pour cela, le tableau de bord transmet ses informations via des tableaux, des graphiques mais surtout des indicateurs de performance (KPI). Ces derniers sont des ratios riches de sens et simples à comprendre sur l’état d’un processus.
Le dernier objectif du tableau de bord est de mettre en lumière les actions passées et les résultats obtenus. Il permettra de réduire l’incertitude décisionnelle puisque chacun prendre conscience du lien existant entre résultats et choix.
