Comment faire un reporting Excel : le guide complet

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Vous cherchez un guide sur la façon de créer un tableau de bord ou reporting Excel ? Vous êtes au bon endroit. Dans cet article, je vais vous montrer tout ce que vous devez savoir sur les reportings et tableaux de bord dans Excel. J’aborderai les différentes méthodes que j’utilise personnellement en tant que Contrôleur de Gestion. Je vous montrerai comment créer des rapports d’aspect professionnel à l’aide d’Excel. En suivant mes conseils, vous serez en mesure d’impressionner votre patron ou vos collègues avec vos compétences en matière d’établissement de tableaux de bord sur Excel !

Qu’est-ce qu’un reporting/tableau de bord dans Excel ?

Le reporting est le processus de présentation des données dans un format structuré qui peut être facilement compris par d’autres. En français, on utilise le terme de reporting mais également de tableau de bord. L’objectif du tableau de bord est d’aider les responsables à prendre des décisions éclairées sur la base de données précises.

Les tableaux de bord permettent la communication d’analyses chiffrées au travers d’indicateurs de performance ou KPI (key performance indicator). Ces derniers ont pour objectif de mettre en évidence des leviers de performance mesurables, compréhensibles et actionnables.

Reportings spontanés vs reportings récurrents

On distingue les reportings dits spontanés des reportings récurrents. Les reportings spontanés sont des analyses ponctuelles sur un domaine ou une activité. Ils visent généralement à confirmer ou infirmer un ressenti sur la base de données chiffrées.

Les reportings spontanés sont généralement plus complexes à réaliser et demandent un travail important d’enquête et de compréhension des flux d’information dans l’organisation. En effet, s’agissant d’une analyse spontanée, il faudra identifier les sources des données les plus adéquates et vérifier qu’elles ne contiennent pas de biais d’interprétation. Il faudra s’armer de patience et d’un certain bagou pour s’appuyer sur les acteurs ayant la connaissance de la réalité derrière les chiffres.

Les reportings récurrents font partie d’un processus de réflexion plus long. Ils sont produits périodiquement (mois, trimestre, semestre, année) et c’est davantage la variation des indicateurs qui sera analysée plutôt que les chiffres en eux-mêmes. Une fois établis, leur modification est plus sensible car ils feront partie d’un processus normalisé de communication. S’agissant d’un reporting récurrent, il sera par contre beaucoup plus facile de récupérer les données. Ces jeux de données auront un format clairement défini.

Reporting suivant le secteur

Suivant le secteur d’activité dans lequel nous travaillons ainsi que le service, les reportings qui nous seront confiés auront des objectifs différents :

  • Si vous travaillez pour le service des ressources humaines, les tableaux de bord Excel auront pour objectif l’analyse de la masse salariale, l’ancienneté des équipes, l’analyse des compétences, les absences, la parité homme/femme, les niveaux de rémunération,….
  • Pour la comptabilité ou le contrôle de gestion, vos reportings présenteront les niveaux de chiffre d’affaires, les marges opérationnelles, la consommation des budgets, le niveau des frais généraux,…
  • Au sein de la production, les tableaux de bord analyseront les taux d’occupation des machines, le nombre de pièces produites, les rebuts,…

Le reporting est fortement personnalisé d’une entreprise à l’autre en fonction :

  • du secteur d’activité (industrie, service,…) ;
  • du service (ressources humaines, comptabilité, production, logistique,…) ;
  • de la taille de l’entreprise ;
  • de la structuration financière.

Pourquoi faire votre reporting dans Excel ?

Excel est un logiciel populaire utilisé pour le reporting en raison de sa flexibilité et de ses fonctionnalités. Il vous permet de manipuler les données de nombreuses façons pour créer les rapports dont vous avez besoin. Vous pouvez également partager facilement des fichiers Excel avec d’autres personnes, ce qui est important pour la collaboration. Excel est largement utilisé, de sorte que la plupart des gens le connaissent et savent comment l’utiliser.

Depuis plusieurs années, les outils de BI essaient de détrôner Excel de son hégémonie concernant la production des reportings et tableaux de bord. C’est souvent au prix d’une réduction de la souplesse de l’outil, d’une montée en compétence des acteurs et par méconnaissance des outils d’automatisation en lien avec Excel (Power Query, VBA, Power Pivot).

Voici quelques avantages du reporting Excel:

  • Vous aide à organiser les données de manière logique ;
  • Facilite le partage des données avec d’autres personnes ;
  • Vous permet de créer des rapports sophistiqués (mises en forme, graphiques, TCD) ;
  • Permet d’économiser du temps et des efforts grâce, notamment, aux outils d’automatisation (Power Query, VBA, Power Pivot).

Quels sont les éléments essentiels d’un bon reporting dans Excel ?

Il y a un certain nombre de critères à prendre en considération dans la production d’un reporting ou d’un tableau de bord sur Excel. Ils sont tous aussi importants les uns que les autres.

Définir un objectif clair

Un reporting a pour but de mettre en avant des leviers de performance mesurables, compréhensibles et actionnables. Ces 3 piliers doivent être à la base de votre reporting.

Les KPI intégrés doivent être mesurables. Il est contre-productif de présenter des données partielles ou partiales. Aborder le turn-over (démission et licenciement) au travers du nombre de départs sans le mettre en relation avec le nombre de salarié ne révèle en rien une tendance de fond.

Vos indicateurs de performance doivent être compréhensibles. En entreprise, nous sommes friants d’acronymes et de KPI complexes. Le problème est alors que plus personne ne comprend quels sont les faits et tendances qui se cache derrière votre indicateur. J’ai connu une entreprise dont les responsables étaient financièrement intéressés par un indicateur de productivité. Derrière celui-ci il y avait un calcul complexe entre le taux d’occupation des hommes, des machines, le taux et le coût des rebuts, le niveau des stocks intermédiaires,… ce qui ne les incite pas à prendre les mesures nécessaires. C’est justement notre troisième point.

Vos KPI doivent être actionnables. Il doit y avoir une relation directe entre les actions prises par les acteurs et l’évolution de l’indicateur. Il faut donc que la production de l’indicateur soit proche temporellement et géographiquement du quotidien des acteurs.

Lisibilité

La seconde chose à prendre en compte lors de la création d’un rapport est la lisibilité. L’objectif est de communiquer des informations de manière claire et efficace. Pour ce faire, vous devez utiliser un style limpide. Faites varier les tailles de vos polices d’écriture, les couleurs, les mises en forme pour mettre en exergue les éléments importants.

La façon dont vous mettez en forme votre rapport est également importante pour la lisibilité. Ordonnez vos tableaux et graphiques avec une suite logique.

Les diagrammes et les graphiques sont un excellent moyen de visualiser les données dans votre rapport. Ils peuvent aider les lecteurs à comprendre plus facilement des concepts complexes et rendre votre rapport plus attrayant sur le plan visuel. Lorsque vous utilisez des diagrammes et des graphiques, veillez à choisir ceux qui sont appropriés aux données que vous présentez.

Il y a un test que je fais avec mes équipes lors de la production d’un reporting. Je présente à un membre qui n’en a pas connaissance le reporting en question. Dans les 10 secondes il doit comprendre le sujet du reporting. Dans les 20 à 30 secondes, il doit comprendre la tendance de fond et les événements qui ont mené à cette tendance. Le reste n’a alors que peu d’importance.

Qualité des données

Un autre élément important d’un bon reporting est la qualité des données. Assurez-vous que vos données sont exactes et à jour avant de les inclure dans votre rapport. Des données obsolètes ou inexactes peuvent conduire à tirer des conclusions erronées de votre reporting. Il est malheureusement parfaitement humain de zapper cette étape de vérification notamment lorsqu’il s’agit d’un reporting récurrent et que notre quotidien est chargé. Le risque est alors de briser la confiance dans notre travail ou pire, de pousser les responsables à prendre des décisions inadéquates sur la base de nos données erronées.

Oh non pas ça !

Comment faire un reporting percutant dans Excel ?

Définissez l’objectif de votre rapport

La première étape de la création d’un bon rapport consiste à définir l’objectif du rapport. Que voulez-vous atteindre avec votre rapport ? Qui est votre public ? De quel type d’information a-t-il besoin ? Comment consomme-t-il les informations (papier, pdf, Excel directement) ? La réponse à ces questions vous aidera à déterminer la structure, le contenu et le format de votre rapport.

Vous devez bien réfléchir aux indicateurs de performance que vous voulez intégrer. Visez petit au début surtout sur un nouveau reporting. Pour être en mesure de produire un rapport puissant, il est nécessaire que les KPI (indicateurs clés de performance) soient bien intégrés dans l’organisation. Si ce n’est pas le cas, intégrez de nouveaux indicateurs un par un. Il faudra laisser du temps aux acteurs de comprendre ces indicateurs et les événements infuant sur ceux-ci. N’oubliez pas également que les indicateurs seront vus comme des moyens de sanctionner des actions et réalisations des responsables. Ils ne doivent pas être sujet à interprétation. Dans le cas contraire, vous verrez des petits jeux politiques se mettre en place avec de magnifiques biais d’interprétation (#mauvaisefoi).

Récupération des données

C’est la première étape et aussi la plus délicate. Il est important de bien comprendre vos besoins afin de sélectionner les bonnes données. Vous devez également vous assurer que les données que vous collectez sont exactes et à jour.

Si votre tableau de bord Excel est destiné à être mis à jour régulièrement, vérifiez que les données source seront toujours disponibles.

Si elles sont issues d’un logiciel, je vous invite à mettre en place une procédure expliquant comment récupérer les données. Il n’y a rien de plus terrible que de constater des variations fictives entre 2 reportings à cause d’une date mal saisie. Vous devrez aussi prévenir le service en charge du logiciel que dorénavant, vous vous basez sur un export pour établir un reporting. Il arrive de temps en temps que des développements ou paramétrages du logiciel viennent faire varier les exports ou leur interprétation.

Si vous vous appuyez sur un tableau produit en interne, prévenez les acteurs responsables de son maintien. S’ils viennent à leur faire évoluer, ils penseront à vous et à la continuité de votre reporting.

Préparation et analyse des données

Une fois les données collectées, il faut les préparer pour l’analyse. Il s’agit notamment de corriger toute erreur ou incohérence dans les données et de les organiser de manière à répondre à vos besoins. C’est le travail le plus long et le plus important. Comme diraient nos amis anglo-saxons : garbage in, garbage out. Ainsi, si vos données d’entrée ne sont pas propres, votre reporting ne pourra pas l’être non plus.

Il est complexe de déterminer une méthodologie pour s’assurer de la bonne réalisation de cette étape. Dans la réalité, c’est même un processus itératif. Les mois passant, on se rend compte d’incohérences ou de risques de biais d’interprétation et alors on ajoute des contrôles.

Pour ma part, une méthode que j’aime beaucoup appliquer est la comparaison avec d’autres reportings sur des indicateurs de performance similaires. Par exemple, si je dois faire un tableau de bord commercial reprenant le niveau des ventes, je demanderai à le comparer avec le reporting sur le chiffre d’affaires comptable. Les notions ne sont pas tout à fait les mêmes mais on devrait pouvoir passer d’un chiffre à l’autre en identifiant les écarts logiques. Si ce n’est pas le cas, il faut retravailler les éléments.

Une fois les données préparées, vous pouvez commencer à les analyser pour rechercher des tendances et des modèles. Cela vous aidera à comprendre ce que les données vous disent et comment vous pouvez les utiliser pour prendre de meilleures décisions.

Je calcule un certain nombre de ratios lorsque j’établis un reporting sur des données chiffrées. Si je dois faire un reporting sur les rémunérations, je vais calculer la moyenne, le minimum, le maximum et la médiane. Je vais également calculer ces ratios par service, par sexe, par catégorie d’anciennté,… Tout ce qui me permettra d’identifier d’éventuelles incohérences.

On a enfin fini le contrôle et le nettoyage des données. Passons à la production du reporting dans Excel.

Établissement et formatage du reporting dans Excel

Une fois que vous avez analysé les données, vous devez communiquer vos conclusions aux autres. C’est là qu’intervient le reporting. Le reporting vous aide à partager vos résultats avec d’autres personnes de manière à ce qu’ils soient faciles à comprendre et exploitables.

Lorsqu’il s’agit de la mise en forme d’un rapport, vous devez tenir compte de quelques éléments. Tout d’abord, vous devez vous assurer que votre rapport est facile à lire. Utilisez les tailles de police, les couleurs et le formatage pour mettre en évidence les éléments importants. Deuxièmement, vous devez vous assurer que votre rapport est visuellement attrayant. Utilisez des diagrammes et des graphiques pour visualiser les données de votre tableau de bord. Troisièmement, vous devez vous assurer que votre rapport est exploitable. N’incluez que les informations les plus importantes dans votre rapport afin que les lecteurs puissent facilement comprendre vos conclusions et prendre les actions nécessaires.

Votre reporting doit toujours être tourné de façon à ce que les acteurs soient poussés à l’action. C’est grâce à votre travail d’analyse en amont que vous avez la connaissance des tendances de fond derrière les chiffres. Vous devez déterminer des liens de causalité. Par exemple, avoir le niveau des ventes mois par mois est intéressant. Cependant, si nous constatons que le niveau des ventes est stable mais que la répartition entre les gammes de produits vendus évolue, il faudra le mettre en avant pour les lecteurs revoient la stratégie commerciale.

Partager votre reporting

Une fois que vous avez créé votre rapport, vous devez le partager avec d’autres personnes. La meilleure façon de le faire est d’exporter votre rapport au format PDF. Le format PDF permettra aux lecteurs de pouvoir imprimer votre reporting et de l’exposer dans la salle de réunion pour les prochaines revues de performance.

Evitez de partager au format Excel. Généralement, vous laissez vos données source dedans ainsi que l’ensemble des calculs. Vous risqueriez alors de vous exposer à des interrogations sur votre reporting. Les lecteurs aiment beaucoup comprendre votre façon de travailler les données mais du coup ça soulève des questions sur lesquels il faudra consacrer du temps.

N’hésitez pas également à mettre un glossaire sur les indicateurs de performance utilisés. Ce glossaire est intéressant même pour les indicateurs qui vous semblent les plus simples. Si vous parlez de nombre de salariés dans votre tableau de bord, il faudra définir s’il s’agit d’ETP (équivalent temps plein) ou de personnes. Le glossaire sera utile pour uniformiser le niveau de connaissance dans l’entreprise mais également pour distiller une culture du chiffre et de la donnée en générale.

J’ai crompris… enfin je crois.

Aller un peu plus loin

Il reste une étape à votre reporting. Maintenant que vous l’avez mis en place, il va falloir le maintenir et le mettre à jour régulièrement. Sur certains métiers comme celui de contrôleur de gestion, la mise à jour de reportings peut représenter plus de 75% de la charge de travail. Cette récurrence peut être source de stress ou d’ennui.

Pour pallier à ça, je vous conseille de vous tourner vers de techniques d’automatisation. Si votre reporting est récurrent et qu’il est produit avec Excel, il existe de nombreuses façons d’automatiser sa réalisation partiellement ou totalement.

Conclusion

Voilà, c’est fait ! Vous savez maintenant tout ce que vous devez savoir sur la création de rapports dans Excel. J’espère que ce guide vous a été utile. Je vais prochainement rentrer dans le détail de certains points techniques (choix des graphiques, choix des couleurs, tableau de bord rh,…). Si vous avez des suggestion et questions, n’hésitez pas à laisser un commentaire ci-dessous. Je me ferai un plaisir d’y répondre.

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