La recherchev Excel avec plusieurs onglets

La fonction RECHERCHEV est l’une des fonctions les plus utiles au quotidien. Elle permet de récupérer une ou plusieurs informations à partir d’une source de données (plage de cellules) dans un autre tableau. Depuis Office 365, une formule plus puissante que la RECHERCHEV a fait son apparition dans nos formules Excel. Il s’agit de la RECHERCHEX. Je vous conseille de l’apprendre et de l’utiliser puisqu’elle permet de s’affranchir de plusieurs limites imposées par la RECHERCHEV.

Il arrive parfois que vous ayez besoin de récupérer des informations dans plusieurs onglets. Ces onglets peuvent être dans des classeurs différents. Il faut que votre formule soit assez puissante pour naviguer à travers les différentes feuilles. La solution va vous décontenancer par sa simplicité. Pour cela, vous avez besoin de plusieurs formules Excel à savoir : la RECHERCHEV, la fonction SIERREUR, la formule INDIRECT et la fonction CONCATENER. Pour ma part, je préfère remplacer la formule CONCATENER par l’opérateur logique ‘&’ mais après tout, chacun ses choix.

Comment faire une recherchev sur une autre feuille ?

Pour les débutants sur Microsoft Excel, je vais tout d’abord vous expliquer comment faire une RECHERCHEV dans des onglets différents. La solution est similaire à la RECHERCHEV dont la source de données se situe dans le même onglet. La fonction a 4 paramètres. Il s’agit d’éléments pour que la formule fonctionne correctement.

RECHERCHEV ( valeur cherchée ; source de données ; colonne index ; résultat approximatif )

• valeur cherchée : il s’agit de la valeur commune entre le tableau où vous souhaitez récupérer votre donnée et la plage de donnée où récupérer l’information voulue ;
• source de données : vous devez indiquer dans quel tableau Excel doit trouver la valeur cherchée. La source de données doit commencer par la colonne où se situe la valeur cherchée et contenir toutes les colonnes jusqu’à celle qui continue la valeur que vous voulez récupérer ;
• index de colonne : vous venez de préciser une plage de cellules dans laquelle Excel doit identifier sur quelle ligne se situe la valeur cherchée. Une fois qu’il a identifié la bonne ligne, il faut lui indiquer dans quelle colonne est située l’information que vous voulez récupérer. Comptez le nombre de colonnes par rapport à la matrice que vous avez sélectionnée. Il faut saisir le numéro de la colonne et non pas la lettre.
• Valeur approximative : Microsoft Excel vous propose de faire une recherche approximative. Je vous le déconseille. Tapez alors ‘Faux’.

En mettant tous les arguments ensemble, on obtient la formule :

=RECHERCHEV(A2;'Site A'!A:B;2;FAUX)

Pour préciser que la source de données se situe dans une feuille différente, rien de plus simple. Une fois que vous devez saisirr l’argument, déplacez vous dans l’autre onglet et sélectionnez les colonnes qui vous intéressent. Vous avez aussi la possibilité de saisir directement dans la barre de formules les coordonnées. Le format est le suivant : 'nom de l'onglet'!A:B.

Comment faire une recherchev dans un autre classeur ?

Pour effectuer une RECHERCHEV dans un autre classeur, tous les arguments de la fonction restent identiques à part celui qui concerne la source de données. Pour indiquer une source dans un document différent, il faudra saisir la référence avec le format suivant :

[nom du classeur]'nom de l'onglet'!A:B

Par exemple :

=RECHERCHEV( A2 ; [Salaires 2023]'Site A'!A:B ; 2 ; FAUX)

La recherchev dans différentes feuilles grâce à SIERREUR

Pour faire une RECHERCHEV dans plusieurs onglets, la méthode la plus simple est de cumuler les formules. Pour cela, vous devrez utiliser la fonction RECHERCHEV avec la fonction SIERREUR.

La fonction SIERREUR permet d’afficher une valeur de secours si votre formule initiale rencontre une erreur. C’est notamment le cas lorsque la valeur cherchée dans la RECHERCHEV n’est pas trouvée. En effet, Excel affiche un joli #N/A.

La fonction SIERREUR se présente sous la forme suivante :

= SIERREUR ( formule ; "valeur que l'on souhaite afficher")

Pour ne rien afficher, il suffit de ne rien saisir entre les guillemets : ""

De là, il y a général 2 cas que vous pouvez rencontrer :

• vous avez plusieurs onglets et vous savez que votre valeur se situe dans un seul onglet ;
• vous avez plusieurs onglets et la valeur que vous recherchée est potentiellement dans plusieurs onglets.

La valeur cherchée est présente dans un seul onglet

Si vous êtes dans le premier cas, la solution la plus simple est de cumuler les RECHERCHEV les unes à la suite des autres en les liant par des opérateurs logiques ‘&’ ou en les intégrant dans une formule CONCATENER.

= SIERREUR( RECHERCHEV(...onglet 1...) ; "") & SIERREUR( RECHERCHEV(...onglet 2...) ; "") & SIERREUR( RECHERCHEV(...onglet 3...) ; "")

ou

= CONCATENER ( SIERREUR( RECHERCHEV(...onglet 1...) ; "") ; SIERREUR( RECHERCHEV(...onglet 2...) ; "") ; SIERREUR( RECHERCHEV(...onglet 3...) ; "") )

Cette solution fonctionne très bien. Cependant, si la valeur cherchée est présente dans plusieurs onglets, vous risquez de ramener plusieurs fois la même valeur et de les cumuler. On passe alors à l’autre solution.

La valeur cherchée est présente dans plusieurs onglets

Si vous avez plusieurs onglets et que votre valeur se trouve potentiellement dans plusieurs d’entre eux, vous devez imbriquer les formules les unes dans les autres. Cela signifie que vous allez indiquer à Excel de faire les recherches dans un certain ordre. Dès qu’il aura trouvé la valeur, il arrêtera son calcul.

La formule se présentera sous la forme suivante :

= SIERREUR ( RECHERCHEV(...onglet 1...) ; 
SIERREUR ( RECHERCHEV(...onglet 2...) ;
SIERREUR ( RECHERCHEV(...onglet 3...) ; "valeur non trouvée")))

BONUS – Se simplifier la tâche en mettant le nom des onglets en colonne

Il peut arriver qu’en plus de récupérer la valeur, nous voulons savoir dans quel onglet les valeurs se trouvent. L’une des solutions est de mettre les noms des onglets en colonne et de se servir de la formule Excel INDIRECT. On obtiendra le résultat suivant :

Sur chaque ligne, on identifie facilement dans quel onglet se situe la valeur cherchée. Pour cela j’ai dû saisir la source de données en tant que variable.

Par défaut, Excel ne sait pas interpréter une variable comme étant les coordonnées d’une plage de données. C’est justement le rôle de la formule INDIRECT. Elle permet dans notre exemple de faire comprendre à Excel que j’y indique une source de données.

Les formules SIERREUR et RECHERCHEV fonctionnent de la même façon que vu précédemment. Je vais juste m’attarder à vous présenter comment saisir la fonction INDIRECT. Saisissez auparavant les noms des onglets en entête de colonnes.

Ensuite, il vous suffit de saisir en tant que source de données, la formule suivante :

INDIRECT( "'" & entête_de_colonne & "'!A:B")

Adaptez bien évidemment les coordonnées des colonnes. Dans mon exemple, Excel lira ‘Site A’!A:B et l’interprète comme une source de données. Mission accomplie.

Conclusion

Dans ce tutoriel Excel, nous avons vu ensemble :

• comment faire une recherchev dans un onglet différents ;
• comment faire une recherchev dans un autre classeur ;
• comment faire une recherchev dans plusieurs onglets ;
• comment identifier facilement où sont situées les données.

Si vous affrontez d’autres problématiques, contactez moi. Je serai ravi de faire un nouveau tutoriel comme celui de la recherchev excel 2 feuilles.